引言
 
愛因斯坦說:統(tǒng)一、聯(lián)系、和諧、協(xié)調(diào)是自然界的普遍性質(zhì)。新時期，黨中央提出了構(gòu)建和諧社會的要求，要構(gòu)建和諧社會就需要社會各階層中人與人之間、單位與單位之間的和諧，人與自然之間等的全面和諧。
    秘書工作是一個圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動的需求和目標(biāo)而開展的輔助性工作。在新時期我國秘書工作的指導(dǎo)思想在圍繞黨的基本路線，搞好“三個服務(wù)”的同時，工作方式出現(xiàn)了“四個轉(zhuǎn)變”:即從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻策;從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;從單純憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W(xué)化管理;從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)。
    協(xié)調(diào)關(guān)系是秘書的重要職能之一。特別在當(dāng)前新的歷史時期，隨著社會主義市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，秘書工作的內(nèi)涵和外延必將不斷得到加深和拓寬，并直接影響機關(guān)工作的質(zhì)量和效率。秘書協(xié)調(diào)職能的強化，在當(dāng)前已成為秘書工作的一項重要任務(wù)。
    任何管理工作，特別是現(xiàn)代管理工作，都需要有效的協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)是指在其職責(zé)范圍內(nèi)，或在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際關(guān)系之間的關(guān)系，促使各項活動趨向同步化與和諧化，以實現(xiàn)共同實現(xiàn)目標(biāo)的過程。
協(xié)調(diào)活動是一種復(fù)雜的管理過程，它由諸多相互聯(lián)系，相互作用的要素構(gòu)成，包括協(xié)調(diào)者、協(xié)調(diào)對象、協(xié)調(diào)意圖、協(xié)調(diào)目標(biāo)和協(xié)調(diào)環(huán)境。協(xié)調(diào)工作是一個內(nèi)涵很寬泛的概念。由于其工作所涉及的主、客體都是公共關(guān)系機構(gòu)，所以它又具有處理和調(diào)解公共關(guān)系機構(gòu)之間的工作的某些功能。

 
1  秘書協(xié)調(diào)工作的對象
    本章的重點是分析秘書協(xié)調(diào)工作的對象，探討面對每一種對象進行協(xié)調(diào)工作時的錯綜復(fù)雜的情況，以此使讀者對秘書協(xié)調(diào)工作的復(fù)雜性有一個初步的認識。
1.1  與主管領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)
與主管領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。這是指秘書與主要服務(wù)對象之間的工作聯(lián)系和溝通。秘書要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告工作，請求對某一問題的指示，以便明確自己的工作目標(biāo)和處理問題時應(yīng)把握的尺度。領(lǐng)導(dǎo)也要隨時把自己的意圖向秘書交待清楚，以便秘書更好地開展工作，有些特殊問題還要特別交待和提醒，以提高秘書的重視程度。秘書為了工作，應(yīng)該將自己的一些想法向領(lǐng)導(dǎo)匯報，征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見或請求領(lǐng)導(dǎo)幫助，以取得行為上的某種一致。
1.2  與主管領(lǐng)導(dǎo)之外的其他領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)
有一些行政職能交叉的工作，由多個領(lǐng)導(dǎo)分管，需要多個領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決，而領(lǐng)導(dǎo)之間的碰面需要一定的程序，有時要靠秘書做好先期的溝通和協(xié)調(diào)。這是一項比較復(fù)雜的工作。違背程序會被人挑理，而完全按程序走有時很可能會誤事。
1.3  機關(guān)內(nèi)部的協(xié)調(diào)
秘書的很多工作要依靠其他部門工作人員的配合才能完成，這是機關(guān)內(nèi)部職能分工的要求，這些工作的完成情況與秘書的人格魅力、工作精神和協(xié)調(diào)藝術(shù)等有關(guān)。如果秘書能做到主動協(xié)調(diào)而且協(xié)調(diào)得法，工作效果就好，反之，工作起來往往會不順暢。
1.4  與基層單位的協(xié)調(diào)
基層單位是領(lǐng)導(dǎo)的管理對象，也是秘書的服務(wù)對象 秘書要把領(lǐng)導(dǎo)的意見傳達給基層單位，針對他們的不滿要做好說服解釋工作，爭取他們的理解和支持;對他們不合理的要求和不正確的意見要進行幫助教育，使他們放棄自己的想法，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的正確意見，與領(lǐng)導(dǎo)保持行動目標(biāo)的一致。

1.5  與基層群眾的協(xié)調(diào)
基層群眾來找秘書一般有三種情況。一種是找領(lǐng)導(dǎo)辦個人事情，這要看事情的重要程度和可能程度，能辦的可以幫助協(xié)調(diào)辦理；不能辦的要用合理的理由解釋說明。一種是上訪告狀，這往往要轉(zhuǎn)到有關(guān)部門去處理。還有一種是咨詢問題，秘書應(yīng)認真對待，除了需要保密的機要情況外，要給來訪者一個滿意的答復(fù);如果是自己不完全熟悉的問題則要將來訪者介紹給有關(guān)部門。
 
2  秘書協(xié)調(diào)工作的特點
本章主要觀點是：秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，不是決策者，只能對事情的方向有所把握，而不能對事情的結(jié)果有所負責(zé)，因此，秘書的協(xié)調(diào)工作有其特殊性。
2.1  傾向性強
主要是在政治觀點上要站在領(lǐng)導(dǎo)的立場上，以領(lǐng)導(dǎo)的意見為統(tǒng)領(lǐng)和出發(fā)點，努力使協(xié)調(diào)的事情向這個方向發(fā)展，在此基礎(chǔ)上取得行為的一致性，否則就是失敗的協(xié)調(diào)。秘書在協(xié)調(diào)中必須堅決維護領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威和尊嚴，樹立和捍衛(wèi)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的威信，這是秘書協(xié)調(diào)工作的基本立場和原則，也是秘書必須嚴格遵守的政治紀(jì)律。
2.2  協(xié)調(diào)量大
秘書工作涉及方方面面，接觸四面八方，與各種社會成員都要打交道，每項工作的開展都要協(xié)調(diào)，到什么地方都要征求意見、請求支持，工作量和工作難度都是比較大的。如果秘書所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)有廣泛的愛好或大量社交活動，秘書在安排領(lǐng)導(dǎo)活動時，更會增加許多的協(xié)調(diào)工作量。
2.3  藝術(shù)性強
秘書沒有決策的權(quán)力，但要輔助領(lǐng)導(dǎo)決策;秘書不是領(lǐng)導(dǎo)，但要隨時提醒領(lǐng)導(dǎo)，因此，秘書的協(xié)調(diào)工作要具有很強的政治性、很高的理性和可靠的效果，這是就其質(zhì)量要求而言的。秘書在沒有決策權(quán)力的情況下，要做到使領(lǐng)導(dǎo)滿意，使相關(guān)人員滿意，其困難程度可想而知。因此，秘書協(xié)調(diào)的藝術(shù)性要求非常高，這是優(yōu)秀秘書應(yīng)有的稟賦。
 
3  秘書協(xié)調(diào)工作的方式
本章的主要觀點是：秘書協(xié)調(diào)工作雖然非?，嵓?、復(fù)雜，但能夠奏效的方式很多，只要根據(jù)協(xié)調(diào)對象和協(xié)調(diào)問題的難易程度靈活運用，還是能夠把復(fù)雜的工作做得如魚得水、左右逢源。常見的協(xié)調(diào)方式有以下幾種:
3.1  請示式
秘書向領(lǐng)導(dǎo)請示工作，是下級對上級請求指示，要對領(lǐng)導(dǎo)尊重，虛心求教。
一般有如下幾種情況需要向上級請示：
１）上級規(guī)定必須請示，待批準(zhǔn)后才能實施的事項，如文件的處理與發(fā)放等。
２）對上級現(xiàn)行方針、政策、法規(guī)、制度不甚了解，有待上級明確答復(fù)才能辦理的事項，要請示。
３）工作中發(fā)生了新的情況而又無章可循，有待上級明確指示后才能辦理的事項，需請示。
４）在經(jīng)濟、物資問題上請求上級審核批撥或調(diào)配使用時，需請示。
５）下級所擬制的指揮性文件，需要上級批轉(zhuǎn)下達各有關(guān)部門執(zhí)行時，需請示。
６）因本單位、本部門情況特殊難以執(zhí)行統(tǒng)一規(guī)定，需要變通處理請求批準(zhǔn)的問題。
７）本單位、本部門意見分歧，無法統(tǒng)一，要求上級裁決的問題。
3.2  求助式
這是在需要借助其他部門處理問題時應(yīng)遵循和運用的方式。要積極熱情，態(tài)度懇切，有感召力。求助式適用的情況與請示式在很大程度上是相反的。請示式適用的情況擁有一個共同點，那就是需要請示的問題已有解決的方法（多種），只是不知道如何選擇，需要上級給一個明確的選擇，而求助式與此大相徑庭，需要求助的問題往往都是一些無章可循的問題，沒有一個可靠的參考，也沒有現(xiàn)成的選擇，需要領(lǐng)導(dǎo)從更高層次上給與指導(dǎo)。
3.3  協(xié)商式
對于涉及到多家職能部門的工作，可采取共同協(xié)作的方式。要態(tài)度坦誠，富于協(xié)作精神，有親和力。在此情況中，涉及的多家職能部門往往都是同等地位的部門，他們隸屬于同一個高級部門或不同的高級部門，所以他們之間沒有從屬關(guān)系，所以任何一個部門都沒有義務(wù)聽從于另外任何一個部門，任何一個部門也沒有權(quán)力對另外任何一個部門發(fā)出權(quán)威的指示。那么，要讓問題得到圓滿解決，唯有進行深層的溝通，讓各方在一定程度上作出妥協(xié)，以達成解決問題的共識。
3.4  咨詢式
這是在對相關(guān)業(yè)務(wù)及法律法規(guī)不清楚，需要相關(guān)組織或權(quán)威部門作出解釋或給予答復(fù)時應(yīng)遵循和運用的方式。咨詢之所在，源于問題之所在，咨詢的目的就是讓托出的問題得到答案，所以咨詢者需要做的就是直截了當(dāng)托出問題，說明問題原委，意圖明確，簡潔明了。然后只需要靜候咨詢的組織或部門對此作出的答復(fù)。做到這幾點，不僅可以給被詢者一個良好的印象，也不會影響被詢者的思路，這樣才能讓問題更容易得到解決。
3.5  答復(fù)式
這是在對被咨詢事項已有明確的意見時應(yīng)遵循和運用的方式。答復(fù)式常運用于咨詢式之后，在被詢者對咨詢的問題作出解釋或答復(fù)后，對被詢者作出相關(guān)的答復(fù)是對被詢者的一種尊重，也是咨詢者自身素質(zhì)的一種體現(xiàn)，所以，只要不是保密范圍內(nèi)且應(yīng)該解答的問題，要觀點鮮明、態(tài)度明朗、干脆利落地表達準(zhǔn)確，回答清楚。對尚沒有明確處理意見的問題一般不予答復(fù)，一旦有了明確意見和結(jié)果則必須予以答復(fù)。對不能答復(fù)的問題（需要保密的）和沒有處理意見的問題，也要作出相應(yīng)的解釋。
3.6  解釋說明式
當(dāng)某些事項的處理結(jié)果不能令協(xié)調(diào)對象滿意，而目前情況下又沒有很好的解決方式，需要向當(dāng)事方進行解釋和說明時應(yīng)遵循和運用的協(xié)調(diào)方式。人無完人，事無完事，在很多地方往往難盡如人意，但當(dāng)此種情況發(fā)生時，必須要做的是對事情的經(jīng)過以及出現(xiàn)此種情況的原因作出充分的解釋，讓對方明白自己在處理此事時已盡全力，出現(xiàn)此種情況不在自己控制范圍內(nèi)或出于常人意料之外，這樣協(xié)調(diào)對象往往都會對此作出諒解。若對出現(xiàn)的情況不作出相應(yīng)解釋，便很可能讓情況惡化，后果也會更加嚴重。
 
4  秘書協(xié)調(diào)工作的藝術(shù)性
本章的主要內(nèi)容是介紹秘書工作的協(xié)調(diào)藝術(shù)的幾種主要表現(xiàn)方式。
4.1  策劃的藝術(shù)
策劃的藝術(shù)是一種設(shè)計和規(guī)劃的藝術(shù)，體現(xiàn)為事物發(fā)端時秘書對事物的整體把握能力和創(chuàng)新能力。同樣一件事情，一般處理還是給予特殊的重視，其效果是完全不同的。秘書面對多且復(fù)雜的事物，首先要分清輕重緩急，對特別必要的事物要特殊處理，這就要從策劃人手，進行高水平設(shè)計。如果缺乏這種才能，就會失去對事物的把握能力，使事物的處理偏離預(yù)期的效果。但要注意的是，秘書進行策劃和設(shè)計要以領(lǐng)導(dǎo)對該問題的態(tài)度和傾向作為出發(fā)點，在符合這一原則的基礎(chǔ)上進行組織和推進，不能用自己的主觀意志加以干預(yù)。這不是個人色彩問題，而是組織原則問題。
4.2  切入的藝術(shù)
秘書的協(xié)調(diào)如何切入是一個比較棘手的問題，需要較高的藝術(shù)性。不同的切入方式會收到不同的效果。因此，有時要注意場合，烘托氛圍，有時要繞一繞圈子，打一打圓場，有時要盡快向主題推進，有時則要放緩進度。關(guān)鍵在于把握好最佳時機，防止費了很大努力，做了很多鋪墊，卻因時機把握不準(zhǔn)而功敗垂成。
4.3  提問的藝術(shù)
在面對面協(xié)調(diào)時一定會有提問，提問也需要高超的藝術(shù)，不然就很難收到理想的效果。秘書的協(xié)調(diào)大多是在一種平和的環(huán)境中進行的，一般情況下雙方都沒有壓力。秘書應(yīng)爭取主動，駕馭氣氛，環(huán)環(huán)深入，絲絲入扣，直到事情明了為止，切不可讓對方反客為主而使自己陷于被動。如果對方不愿意回答或想回避問題，秘書要善于啟發(fā)和引導(dǎo)，幫助對方打消顧慮，說出真實的想法。當(dāng)然，個人隱私應(yīng)回避。
4.4  回答的藝術(shù)
秘書同樣也會接受協(xié)調(diào)對象的提問而說明一些需要說明的問題，解答一些協(xié)調(diào)對象需要知曉的情況?；卮饐栴}也要講究藝術(shù)。一方面要多講原則性，少講靈活性，一般不要明確表態(tài)，不要把話講得太絕對，要為領(lǐng)導(dǎo)處理問題留有余地和空間以便進退，不要讓對方抓住口實和把柄而陷于被動。另一方面要對群眾和協(xié)調(diào)對象負責(zé)，給人以信任感和安全感，有的放矢地講事實和情理，對應(yīng)該解決的問題要給人以滿意的答復(fù)，對不能解決的問題要說明原因、態(tài)度明確，反對支支吾吾、敷衍了事。
4.5  收尾的藝術(shù)
協(xié)調(diào)之后怎樣收尾，也有一個藝術(shù)問題。既要見好就收，順其自然，適可而止，又不能使人感到突兀。如果協(xié)調(diào)的結(jié)果不很令人滿意，更要掌握分寸和尺度，要有所鋪墊，讓對方有心理準(zhǔn)備，接受起來自然流暢，順勢而收。對于沒有協(xié)調(diào)好的問題，要為再次的協(xié)調(diào)留下伏筆，保持協(xié)調(diào)工作的連續(xù)性。
 
5  結(jié)論
藝術(shù)是一個文學(xué)概念。藝術(shù)被借用到協(xié)調(diào)工作中，是指富有創(chuàng)造性的協(xié)調(diào)工作的方式和方法。各種富于藝術(shù)性的協(xié)調(diào)辦法普遍存在于我們的工作之中。比如，同樣是用召開會議方法協(xié)調(diào)事件，有的協(xié)調(diào)人員主持會議，與會者發(fā)言踴躍，緊圍中心，很快達成協(xié)議；有的協(xié)調(diào)會議則話說一堆，但不明含意，發(fā)言不著邊際，與會者不滿，協(xié)調(diào)者喪氣。上下對比，就可以看出這方面?zhèn)€人的協(xié)調(diào)藝術(shù)是有差別的。因此，作為一個優(yōu)秀的秘書，應(yīng)該把自己從事的協(xié)調(diào)工作上升到藝術(shù)的境界，只有這樣，我們的工作開展起來才會得心應(yīng)手，我們的工作效率才會大大提高。